Natures de dépense externes

DMF

041509 ACHATS NOTES DE FRAIS PARAMETRER

Les natures de dépense externes sont utilisées pour le Smartscan (reconnaissance optique des caractères) ainsi que pour l'import de relevés de carte bancaire ou d'agences de voyages à intégrer dans des notes de frais. Ces natures de dépense externes permettent d'associer le code externe d'une dépense à l'une des natures de dépense paramétrées dans Akuiteo.

Important

Ces imports de relevés ne sont pas disponibles en standard et sont mis en œuvre à la demande car ils dépendent des formats transmis par l'organisme émetteur.

Le paramétrage pour les natures de dépense externes est accessible depuis Paramétrage Général > Notes de frais > Nature de dépense externe. Une fenêtre de résultats de recherche affiche la liste de toutes les natures de dépense externes paramétrées pour la société de l'utilisateur connecté.

Cliquez sur dans la barre d'action pour créer une nouvelle nature ou double-cliquez sur une nature pour ouvrir sa fiche.

Pour paramétrer une nouvelle nature de dépense externe, renseignez les champs suivants :

Champ Description
Code

Renseignez le code de la nature de dépense externe, qui provient du relevé externe.

Le code doit être unique par société et par Profil Note de frais.
Libellé Renseignez le libellé de la nature de dépense externe.
Par défaut Dans le cas d'un import de notes de frais, la nature de dépense externe cochée par défaut sera utilisée si aucune nature de dépense n'est identifiée.
Nature de Dépense Sélectionnez la nature de dépense qui doit être associée à la nature de dépense externe depuis la liste d'aide.
Origine Sélectionnez l'origine depuis la liste d'aide. Cette origine détermine la provenance de la nature de dépense externe, par exemple un relevé de carte bancaire ou l'OCR.
Profil Note de frais

Sélectionnez le profil de note de frais à associer avec la nature de dépense externe.

La Nature de Dépense sélectionnée doit être autorisée dans le profil de note de frais afin que le collaborateur ait le droit d'utiliser cette nature de dépense.

Dans le cas du Smartscan et de la reconnaissance optique des caractères (OCR), les natures de dépense externes doivent être paramétrées pour établir une correspondance entre les natures "primaires" envoyées par le prestataire d'OCR et les natures de dépense paramétrées dans Akuiteo.

Les typologies reconnues par le prestataire d'OCR sont les suivantes :

  • accommodation (hébergement)
  • food (repas)
  • food/restaurant (repas au restaurant)
  • food/shopping (courses)
  • gasoline (carburant)
  • miscellaneous (divers)
  • parking
  • telecom (télécommunications)
  • toll (péage)
  • transport
  • transport/plane (avion)
  • transport/taxi
  • transport/train

Pour paramétrer une nature de dépense externe pour le Smartscan :

1 Dans le champ Code, renseignez l'une des typologies reconnues. Ce code est unique par société et par Profil Note de frais.
2 Dans le champ Nature de Dépense, sélectionnez la nature de dépense à associer en fonction de la typologie.

Exemple

Pour une dépense de type "restaurant", vous souhaitez que le Smartscan renseigne la nature de dépense "Repas au restaurant" paramétrée dans Akuiteo. Lorsque vous créez la nature de dépense externe, vous allez donc renseigner food dans le champ Code et sélectionner la nature Repas au restaurant dans le champ Nature de Dépense.

3 Dans le champ Origine, sélectionnez OCR Note de frais.
4 Renseignez le Libellé.
5 Sélectionnez le Profil Note de frais à associer avec la nature de dépense externe. La Nature de Dépense sélectionnée doit être autorisée dans le profil de note de frais afin que le collaborateur ait le droit d'utiliser cette nature de dépense.

Exemple

Deux natures de dépenses externes ont toutes les deux le même code food :

  • Une nature de dépense externe est liée à la nature de dépense Restaurant et au profil de notes de frais Consultant.
  • Une nature de dépense externe est liée à la nature de dépense Repas et au profil de notes de frais Commercial.

Deux collaborateurs utilisent le Smartscan pour créer une dépense de repas :

  • Pour le collaborateur avec le profil Consultant, la dépense créée sera de nature Restaurant.
  • Pour le collaborateur avec le profil Commercial, la dépense créée sera de nature Repas.
6 Enregistrez.